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职场新人如何提高工作效率

文章来源:中人网  发布日期:2011-11-24 10:55:06     

    

    1、如何提高工作效率

    把所有工作划分成事务型和思考型两类,分别对待:

    所有的工作无非两类:事务型的工作不需要你动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干扰和中断;思考型的工作则必须你集中精力,一气呵成。

    对于事务型的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于思考型的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的情况下去进行。

    对于思考型的工作,最好的办法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,成果会如泉水一般,不用费力,就会自动地汩汩而来,你要做的无非是记录和整理它们而已!

    2,每天定时完成日常工作:

    你每天都需要做一些日常工作,以和别人保持必要的接触,或者保持一个良好的工作环境,这些工作包括查看电子邮件,和同事或上级的交流,浏览你必须访问的 BBS,打扫卫生等等;这些常规的工作杂乱而琐碎,如果你不小心对待,它们可能随时都会跳出来骚扰你,使你无法专心致志地完成别的任务,或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

    处理这些日常工作的最佳方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,根本不要去想它!

    除非有什么特殊原因(例如你在等待某个人发来的紧急邮件),否则,强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱,不要浏览BBS,不要去找领导汇报工作,这样,处理这些事务的效率才会提高,并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

    3,列出工作计划,并且用明显的方式提示你完成的进度:

    记住:工作计划必不可少!这种计划并不是为了向某人汇报,也不是为了给自己增加压力,而是为了让你记住有哪些事情需要去做,而不是被无形而又说不清楚的工作压力弄得晕头脑涨,烦躁不以。

    首先:在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情,除非是外界有严格时间限制的任务(例如周三必须向客户提交出产品文档),否则,周计划无须设定每项任务拟订的进行时间,也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示,让你不回忘记本周要做的工作;

    然后,每天早上列出时间表,从周计划中选择出当天想做的事,并安排具体时间去完成;列出所有需要打的电话,和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边,一抬眼就能看到,它象一个忠实的助手,随时告诉你下一步工作的内容!

    最后,必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂,仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。这是一个天大的误解!!其实,工作总结随时都在进行,方法简单之极:用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去!!另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的,方法也十分简单:把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去!

    你一定要明白,制定计划的根本目的不是给你施加任何压力,而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此,不要为未完成预定的任务而懊恼,而是记住这些任务,并且尽快安排去进行!同时,工作计划还会给你带来自信和成就感:当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去,象征着这些敌人被征服和消灭,那就象是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样,是何等地畅快淋漓!

    4,不要犹豫和等待,立即行动;

    这一条是对以上四条的重要补充:不要犹豫和等待,立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失,没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择,只能去面对,只能去迎接任何挑战。

    5,安排好随时可进行的备用任务,以不浪费你的时间

    我们常常会遇到这样的情况:需要打开或下载某个网站内容,连网速度却慢得象爬虫;离预定好的约会还有半个钟头的空余时间;焦急地等待某人或某物,却不知道他(它)什么时候会到来;心情不好或情绪不高,不想做任何需要投入精力的工作;所有任务都已完成,而下班的时间还未到来。

    通常,人们遇到这些情况时,会采用两种方法去对待:或者百无聊赖地等待,或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是自杀的最好方法,因为你的生命会在你发蒙时一刻不停地流逝;而随便进行一项工作,最可能的结果是工作效率极其低下,在这段空白时间过完时必须放弃手头的没有完成的工作,下次再重新开始。

    对待这样的空白时间最好的方法是:预先准备备用的任务,而利用这样的时间去进行(不是完成)它!这样的备用任务要求具备的特点是:不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以开始,随时可以中断,并且下次可以继续进行;没有时间的压力,不必在某个时间非完成不可;能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有:浏览报刊杂志,阅读有益的但是非专业的书籍,查看网络新闻,随意访问自己感兴趣的网站,对自己已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档,修饰绘图设计),整理文件,将顾客名单裁成小条等等。

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